Kohtla-Järve Keskraamatukogu andmekaitsetingimused

Kinnitatud direktori käskkirjaga

nr 2/1-3

„31“ mai 2019

 

Kohtla-Järve Keskraamatukogu (edaspidi raamatukogu) kui Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatava asutuse tegevus on avalik. Raamatukogu veebilehel avaldatakse informatsiooni raamatukogu tegevuse ja pakutavate teenuste kohta. Raamatukogu dokumentidega saab tutvuda teabenõude esitamisel.

Raamatukogu töötleb Teie isikuandmeid eelkõige seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Peame väga oluliseks kaitsta meile usaldatud isikuandmeid ning rakendame kõiki vajalikke meetmeid, et andmed oleksid kaitstud.

Andmekaitsetingimustest leiate teavet selle kohta, milliseid andmeid me töötleme, kuidas nendega ümber käime ning millised on Teie õigused oma isikuandmetega seoses.

Teie isikuandmete vastutav töötleja on Kohtla-Järve Keskraamatukogu.

Juhul kui Teil on isikuandmete töötlemise kohta küsimusi, võtke palun ühendust meie üldisel e-posti aadressil info@k-jarve.lib.ee.

 

1. Raamatukogu kasutajate isikuandmete töötlemine

  1. Lugejaks registreerimine on reguleeritud raamatukogu kasutamise eeskirjaga.
  2. Lugejaks registreeritakse raamatukogu lugejate andmebaasis ühel korral isikut tõendava dokumendi alusel
  3. Lugeja isikuandmed saab raamatukogu lugejalt. Eestkostetava isiku ja tema seadusliku esindaja isikuandmed esitab raamatukogule vormikohasel registreerimisavaldusel isiku seaduslik esinadaja.
  4. Lugejaks registreerimisel esitab isik ja kuni 14-aastase isiku puhul lapsevanem või seaduslik esindaja alljärgnevad andmed:
  • ees- ja perekonnanimi
  • isikukood
  • registrijärgne ja tegeliku elukoha aadress
  • e-posti aadress
  • telefoninumber
  1. Raamatukogu töötleb olenevalt teenusest ja teenusekasutaja valikutest ka järgmisi andmeid:
  • andmed isiku tuvastamiseks: lugejakaaardi number, lugejarühm, lugejaportaali kasutajatunnus, salasõna (nt annab raamatukogu esialgse salasõna lugejaportaali sisenemiseks);
  • suhtlusandmed, sh päringute andmed, tagasiside ja kaebuste sisu, mis on edastatud e-postiga, kirjaga, sotsiaalmeedias;
  • seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks kogutavad andmed, sh. andmed tekkinud tasu kohta viivitatud aja eest, ettekirjutuse, leppetrahvi jms kohta;
  • kujutised fotodel või videotes, mis on salvestatud raamatukogus toimunud või raamatukogu poolt korraldatud või kaaskorraldatud või osaletud avalikel üritustel ja/või turvakaameratega;
  • andmed raamatukogu kasutamise eeskirja, raamatukogu sisekorra, erinevate raamatukogu teenuste kasutamiseeskirjade rikkumiste kohta

 

2. Raamatukogu kasutajate isikuandmeid töödeldakse järgmistel eesmärkidel:

  1. Isiku tuvastamiseks;
  2. Avalike teenuste osutamiseks, sh andmebaaside ning raamatukogu seadmete ja vahendite kasutamise võimaldamiseks ning kasutajate kontode haldamiseks, infopäringutele vastamiseks ja broneeringute haldamiseks, teavikute tagastamistähtpäeva möödumisel meeldetuletuste ja vajadusel ettekirjutuste saatmiseks ning võlgnevuste sissenõudmiseks, kaebuste ja otsuste vaidlustamise lahendamiseks
  3. Andmete statistiliseks analüüsiks, sh esitamiseks riigile ja kohalikule omavalitsusele; teenuste kvaliteedi tagamiseks ja tõstmiseks ning teenuste arendamiseks;
  4. Raamatukogu territooriumil sisekorra tagamiseks, raamatukogu vara väärkasutamise ennetamiseks ja kaitsmiseks, töötajate ja teiste teenusekasutajate turvalisuse tagamiseks;

 

3. Raamatukogu töötajate, tööle kandideerijate ja praktikantide isikuandmete töötlemine

  1. Raamatukogu töötleb töölepinguliste töötajate ja võlaõiguslike isikute, tööle või praktikale kandideerijate ja praktikantide isikuandmeid.
  2. Ülaltoodud isikute isikuandmed saab raamatukogu isikult endalt, tema töö põhjal ning osaliselt kolmandatelt isikutelt (nt. tööle kandideerijate nimetatud soovitajatelt).
  3. Raamatukogu töötleb lepingu sõlmimiseks, töölepingu seadusest jt seadustest ning õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, raamatukogu töökorralduse reeglitest kinnipidamise jälgimiseks ja raamatukogu õigustatud huvi kaitsmiseks, järgmisi isikuandmeid:
  • andmed isiku tuvastamiseks, sh nimi, isikukood, sünnikuupäev, ID-kaardi number;
  • kontaktandmed, sh postiaadress, e-posti aadress ja telefoninumber;
  • finantsandmed, sh pangakonto number, palga ja toetuse suurus jm seotud andmed;
  • töö asukoht;
  • ameti- või õppealased andmed, sh info hariduse ja/või eelnevate töökohtade kohta ning muu info, mis on kirjas CV-s, motivatsioonikirjas ning ilmneb töövestluse käigus või soovitajaga vestlemise käigus;
  • tööalased andmed, sh ametikoht, töö- ja puhkeaeg ning puhkused, koolituste ja lähetuste info, katseajavstluste jms kokkuvõtted, info töötulemuste kohta;
  • kujutised fotodel ja videotes, mis on salvestatud raamatukogus toimunud või raamatukogu poolt korraldatud või kaaskorraldatud või osaletud avalikel üritustel ja/või turvakaameratega;
  • kujutis, nimi jm raamatukogu veebilehel;
  • IT-süsteemide kasutamise logid;
  • andmed töölepingute rikkumiste kohta;
  • eriliigilised isikuandmed, sh andmed tervise kohta, nt tervise- ja haiguspäevade info, tervisekontrolli tulemused, info töövõimetuse, raseduse ja joobeseisundi kohta;
  1. Muud isikuandmete töötlemised, mis ei tulene seadusest jm õigusaktidest ning lepingutest, nt soovituskirja kirjutamine, teostab raamatukogu isiku nõusolekul.

 

4. Isikuandmete säilitamine

  1. Lugejate andmebaasist kustutatakse lugeja ja alaealise isiku puhul lapsevanema või seadusliku esindaja andmed kui lugeja pole raamatukogu külastanud (arvestatakse viimasest lugeja ümberregistreerimisest) kolm aastat. Kui lugejal on raamatukogu ees täitmata kohustusi, ei kustutata lugeja või tema seadusliku esindaja andmeid lugejate andmebaasist. Neid andmeid säilitatakse kuni kohustuste täitmiseni.
  2. Muudel juhtudel säilitab raamatukogu isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik selle eesmärgi saavutamiseks, milleks neid andmeid koguti või vastavalt nõuetele, mis tulenevad seadustest.
  3. Raamatukogus ja raamatukoguga seotud üritustel tehtud fotod ja videod arhiveeritakse ja neid võib raamatukogu kasutada raamatukogu teenuste ja ajaloo tutvustamiseks või nt üliõpilane teadusuuringutes.
  4. Infopäringute vastused võib raamatukogu sõltuvalt vajadusest (nt teeninduse parendamise eesmärgil) säilitada alaliselt, nendes sisalduvad isikuandmed jäävad konfidentsiaalseks.
  5. Tööle kandideerijate andmed raamatukogu kustutab või hävitab (paberkandjal avaldused) hiljemalt üks aasta pärast konkursi lõppu, kui ei ole tööle kandideerijaga tema soovil kokku lepitud muu tähtaeg.
  6. Raamatukogunduslikul eesmärgil, autoriõiguse ja digitaalsetele objektidele juurdepääsu määramisel ning õiguste omajate tuvastamisel kogutud andmed säilitab raamatukogu alaliselt.

 

5. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

  1. Isikuandmetele on juurdepääs nendel raamatukogu töötajatel, kellel on seda vaja oma tööülesannete täitmiseks. Lugejate andmebaasile on juurdepääs raamatukoguhoidjatel.
  2. Isikuandmetega kokkupuutuvatel raamatukogu töötajatel on lepinguline kohustus hoida konfidentsiaalsena töötamise ajal neile teatavaks saanud isikuandmed ning mitte muuta neid kättesaadavaks kolmandatele isikutele, v.a seadusega ettenähtud juhtudel.
  3. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele toimub üksnes seaduse alusel, põhjendatud vajadusel või isiku nõusolekul.

 

6. Isiku õigused seoses oma andmetega

  1. Raamatukogu kasutajal on õigus tutvuda oma isikuandmetega, mida raamatukogu on tema kohta kogunud, samuti saada selgitusi oma isikuandmete töötlemise kohta ning oma õiguste kohta.
  2. Lugejal on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist ja andmete kustutamist. Lugejal on võimalik oma kontaktandmeid (aadress, telefon, e-post) ja parooli muuta ka lugejaportaali sisse logides.
  3. Kui lugeja leiab, et tema isikuandmed on ebaõiged või raamatukogu töötleb tema isikuandmeid ebaseaduslikult, on lugekal õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist. Taotlus jäetakse rahuldamata kui nõue on selgelt põhjendamatu või kui taotluse rahuldamata jätmise alused tulenevad seadustest.
  4. Ülaltoodud õiguste teostamiseks tuleb esitada raamatukogule omakäeliselt kirjutatud taotlus või digitaalselt allkirjastatud taotlus elektrooniliselt aadressil info@k-jarve.lib.ee
  5. Oma õiguste kaitseks on raamatukogu kasutajal võimalik pöörduda ka Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.